《牙科管理专栏》之信息化牙科诊所

《牙科管理专栏》之信息化牙科诊所

当前，我们所处的时代正处于高速发展时期，人们冠之以“知识时代”、“电脑时代”、“数码时代”、“IT时代”、“互联网时代”、“信息化时代”等等，不一而足。无论用什麽名称，最显著最突出的特点就是大量的信息如潮水般涌现，令我们目不暇接。各种各样的信息化工具给我们的工作和生活带来了极大的方便，同时也使我们越来越与它们形成了“生死与共”的关系。利用电脑可以阅读、储存、编辑、统计和分析；利用互联网可以沟通、通讯、开展商务活动；利用手机可以通话、发短信、照相；利用数码照相机可以拍摄、选择和储存照片……。凡此种种，均使我们的工作和生活发生了翻天覆地的变化，变得更加快捷、更加方便、更加简单，也使人与人之间的关系变得更加密切。很难想象，如果没有了这些工具，我们的生活将处于一种什麽样的状况。

信息化也同样深刻地影响着口腔医疗行业，电脑板配置使牙科治疗椅的操作更加简单方便，数字化X线机、口腔内窥镜、根管治疗机、全瓷冠切割机等临床操作设备大大提高了工作效率和精确度。经过十多年的发展和完善，现在的电脑管理软件已经能够承担起口腔医疗机构在病历储存、器材采购和库存、财务管理、市场营销等工作，甚至还能够根据需要对各种数据和资料进行综合和分析，把口腔医疗机构的经营管理水平提升到一个更高的层面。

当前，我国的民营口腔诊所进入了蓬勃发展的时期。不但口腔诊所的数量在迅速增加，而且诊所的类型越来越多样化，规模有逐渐扩大的趋向，具有高学历的医务人员大批加入从业人员的队伍，诊所的经营管理逐渐走向正规化和科学化，广大公众对民营口腔诊所的认知程度也日渐提高。

但是，我国的医疗卫生体制正处于从计划经济向社会主义市场经济的转化过程中，民营口腔诊所在我国还是一个新生事物。在广大口腔诊所中还相当普遍地存在着战略思想模糊、服务理念薄弱、管理方式粗放、技术水平不均、短期行为突出、价格竞争无序、同道沟通不足等问题。摆在我们面前的紧迫任务是：必须牢牢把握发展的方向、树立一切为了病人的思想、有的放矢地开展各种类型的继续教育、把各项工作的流程明晰化、为病人提供更加个性化的诊治服务、加强同道之间的沟通交流、在保证服务质量的前提下努力降低成本、探索更加有效的行业管理方式。

当我们在采用先进技术来改进工作的时候，很容易把注意力放在提高工作效率方面，强调了医务人员的需求和方便，忽略了“一切为了病人”这个最根本的宗旨，这也是许多信息化工具难以得到广泛的推广应用的重要原因。所以，在设计开发这个诊所管理软件的时候，应该始终把病人的利益放在第一位，调动和整合所有的资源，围绕着病人的就诊程序，分清各个步骤的责任人，在这个基础之上来提高工作效率，提升经营管理的水平。

从世界先进国家信息化管理的发展历程来看，欧美国家在过去的二三十年里搭建了各种自动化信息化系统（现在我们可以称之为模块），但限于当时的需求和技术水平，并没有认真考虑怎么样按照工作的流程把这些信息模块联系起来。这样，虽然各个系统的运行效率提高了，但由于这些系统彼此之间缺乏交流，资源没有共享，形成了信息孤岛。所以，集成成了世界各国在信息化管理工作上面临的一个非常重大，而又急迫需要解决的问题。集成是一个工具，而不是目的。系统，或模块的集成，不能试图用中间件把它们连接在一起来解决，而必须要通过业务流程来解决。集成的最终目标是为了按流程来管理业务，所以一个完善的集成平台，应该使业务流程更加完善。

现代技术已经能够做到在没有形成信息孤岛之前先搭建一个平台，需要时把各种系统模块插进来，使整个信息化管理工作快速而有序地成长。看见，这需要有一个先进的集成平台作基础，这个平台应该非常可靠，能够快速灵活地处理大量资料。

在口腔诊所的经营管理中，涉及的内容很广，如病人管理、定价收费、购物仓储、人力资源、市场营销等，甚至还有对连锁式诊所进行有效的监控管理。过去的诊所管理软件多是按照上述的不同系统进行设计，形成了很多不同的模块。但是，这些系统模块都是围绕着整个口腔诊所经营管理的流程展开的，这些系统模块所包含的信息有许多是相同的，这些信息是可以共享的。随着形势的发展和经营管理水平的提高，还将有可能开发出新的系统模块。所以，一个理想的口腔诊所管理软件应该有一个集成平台，通过这个平台，对所有的信息按需要进行整理、综合、分析，把各个系统模块有机地联系起来，并预留新模块的开发空间。

Dentalonline开发的诊所管理软件的最大特色是以病人为中心进行设计的，也就是说，其各项功能之目的在于为病人提供最优质的服务，尽最大可能满足病人的需求。因此，这个软件是首先搭建一个平台，然后把所有的模块集成在一起，这些模块又都是严格遵循病人的就诊程序进行设计，按照不同的流程确定各种软件模块，这样就可以最大限度地利用所有的资源。

以病人管理为例，其内容又可细分为预约登记、牙科椅安排、文字病历和图象资料保存、跟踪随访等。在分析病人管理流程时，可以把病人到诊所的就诊分成三个部分，即日常工作、临床工作和支持性工作。日常工作的内容有接听电话、预约登记；临床工作有检查、诊断、治疗和随访跟踪；支持工作包括诊治收费、器材消毒灭菌、物品采购库存等。在设计软件的过程中，应该以上述的流程为基础，从每一个流程的开始到结束，细分成若干个步骤，确定每个步骤的责任人。

口腔诊所的各项工作之间都有密切的联系，所以做好了各个模块的设计后，应该通过一个搭建好的平台，把这些模块连接起来。这样，通过这个平台就能够随意抽取在工作中收集到的各个数据和资源，并根据不同的管理目标把它们有机地组合起来，使它们得到最大限度的利用，大大提高工作效率。而这些不同的管理目标的终极目的，还是紧紧地围绕着为病人提供多样化的优质服务。

按照这样的思路来设计的诊所管理软件之最大的好处在于，使诊所的工作更加规范化科学化，使诊所所有员工的职责更加清晰，使诊所的工作效率更加高，使口腔医疗服务的附加价值更加提升，还可以强化对连锁诊所的整合和统一。对病人来说，这样的软件也可以使他们的就诊更加方便，使他们更加安全地保存和更加容易地检索自己的牙科健康资料，还能够更加直观和全面地了解口腔健康知识和口腔医疗服务的市场信息。

如前所述，信息化已经渗透到社会的每一个角落。在北美洲，要找到不使用管理软件的牙科诊所已经非常困难了，超过95%的牙科诊所经常使用互联网，33%以上的牙科诊所通过互联网与病人联系。据估计，所谓“无纸化”的牙科诊所将在未来的5年内达到10-20%。

可以预料，口腔诊所将来的竞争将不仅仅局限在知识、技能和经验，而更加表现在诊所的经营管理这个层面上，信息化管理对增强口腔诊所的竞争力将发挥更加重要的作用。